Vad är skillnaden mellan personligt brev och CV?

Och vad är en meritförteckning, är det också någonting som bör finnas med när man ansöker om ett jobb? Ja, frågorna är många och jobbsökandet kan verkligen vara en djungel. Den största frågan är nog ändå vad skillnaden mellan personligt brev och CV är, och om man reder ut det får man faktiskt svar på många andra frågor också - som varför man bör skicka med både personligt brev och CV, och vad det ska finnas med i respektive dokument – och varför det är viktigt att ha ett välskrivet CV och ett intressant och välformulerat personligt brev.

När man söker jobb skickas det personliga brevet in tillsammans med ett CV. Det personliga brevet riktar sig till chefen eller rekryteraren på det företag där man söker jobb och ska vara en professionell presentation av den som söker jobbet.

Ett personligt brev, även kallt följebrev eller motiveringsbrev, kompletterar andra delar av en ansökan. Personligt brev används vid ansökan till mycket annat än bara jobb, till exempel studier och stipendier. Upplägget och innehållet i personliga brev kan skilja sig åt mellan olika länder, så om man söker jobb eller utbildning i ett annat land bör man först kolla upp hur de ser ut i just det landet.

Ett personligt brev innehåller ofta vissa personuppgifter och kontaktuppgifter, en kortare presentation, motivering till varför man passar för jobbet, utbildningar, och tidigare jobb som är relevanta för jobbet och andra erfarenheter som kan komma till nytta i jobbet. Ibland skriver man även en del om sina intressen och fritid, vilket kan vara bra – speciellt om det visar att man är intresserad av sådant som berör jobbet – men man bör inte skriva allt för mycket om det. Det chefen eller rekryteraren vill veta är varför du är rätt person för jobbet och varför du vill jobba hos dem.

Det personliga brevet inleds oftast med kontaktinformation, följt av själva ”brevet” som börjar med en inledning som fångar intresset hos den som läser, därefter en lite längre del med meriter och erfarenheter och så vidare, och avslutas på ett trevligt sätt – till exempel med att man ser fram emot att höra ifrån dem eller hoppas på möjligheten att få presentera sig genom en personlig intervju; man kan även kommentera att man bifogat ett CV.

Ett CV har till viss del samma innehåll som ett personligt brev, men är inte uppbyggt på samma sätt. Det är mer en förteckning och inte personligt, som ett personligt brev. CV:et inleds inte med ett ”hej” eller liknande och avslutas inte heller med exempelvis ”med vänlig hälsning” – med andra ord inga hälsningsfraser. CV:et är mer formellt och har inga längre beskrivningar, man kan kort förklara vilka arbetsuppgifter man har haft på en arbetsplats och liknande, men vill man förtydliga någonting ytterligare – som är relevant – görs det i det personliga brevet.

CV:et kan byggas upp på olika sätt. Kontaktuppgifter och liknande bör finnas med, men kan placeras på olika platser – man kan börja med den informationen, skriva uppgifterna efter en inledning eller en kortare presentation, eller placera dessa i en sidospalt tillsammans med till exempel en bild och presentation.

Andra delar brukar vara till exempel tidigare arbeten, utbildningar och eventuellt kurser, ideella engagemang och liknande, språkkunskaper, datakunskaper, samt övriga meriter som till exempel körkort. Ibland anges referenser, och ibland skriver man istället ”referenser kan ges på begäran”.

Man behöver inte ha med alla delar i CV:et, utan enbart de som är aktuella. Om man till exempel inte har arbetat ideellt behöver man förstås inte ha med rubriken ”ideella engagemang” eftersom det ändå inte skulle stå någonting under den rubriken. Man kan även ta bort mindre relevant information om det blir allt för långt, så att CV:et blir mer koncist och bara innehåller den viktigaste informationen. I så fall bör CV:et anpassas efter en viss typ av jobb och söker man även helt andra jobb får man göra ett till CV som är inriktat mot den typen av jobb.

Ett personligt brev är just personligt och även om du främst skriver om erfarenheter och kunskaper visar du samtidigt vem du är. Ett kort och oengagerat brev kan till exempel få chefen eller rekryteraren att tvivla över hur gärna du vill ha jobbet, medan ett välskrivet och intressant brev visar engagemang och intresse för tjänsten. Stavning, grammatik, och liknande är såklart avgörande om det är ett jobb där man kommer att skriva i någon utsträckning.

Ett personligt brev ger även möjligheten att utveckla vissa delar av CV:et, sådant som är extra relevant för den tjänst man söker. Där kan du även nämna sådant som inte passar in i CV:et, men som du ändå vill nämna.

Ett CV är viktigt för att det på ett tydligt sätt visar vilka tidigare erfarenheter man har, vilka kunskaper man besitter, och så vidare. I CV:et blir detta dessutom mer lättöverskådligt. Skulle man nämna alla jobb och utbildningar i det personliga brevet tillsammans med årtal och arbetsuppgifter eller inriktningar skulle det bli väldigt rörigt och otydligt – och tillsammans med allting annat som ska finnas med skulle det dessutom bli väldigt långt.

Eftersom chefer och rekryterare går igenom väldigt många olika ansökningar har de sällan tid till att läsa allt för långa texter. Ett personligt brev och ett CV ger dem möjligheten att snabbt kolla igenom erfarenheter för att se om de stämmer överens med den kompetens de söker och därefter läsa det personliga brevet för att få ytterligare information. Om tidigare erfarenheter inte är det avgörande kan de istället börja med att läsa brevet för att sedan kolla vad du har gjort tidigare.

Själva brevet bör sedan anpassas efter ett specifikt jobb och du utgår från det jobbet när du skriver. Berätta varför du skulle passa för tjänsten och även varför du vill jobba hos dem. Gillar du affärsidén, det företaget står för, eller deras ambitioner och målsättningar? Skriv det, och utveckla även – förklara varför du delar deras ambitioner eller varför du brinner för det företaget gör. Handlar det mer om att du tycker att själva tjänsten är intressant, så skriv det och berätta varför. Är det precis vad du vill göra och länge har drömt om? Eller är du intresserad av vad du kan lära dig och hur du kan utvecklas? Kanske handlar det snarare om att du skulle göra något meningsfullt och hjälpa andra? Berätta varför jobbet intresserar dig.

Se till att börja brevet på ett intressant sätt, så att man vill fortsätta läsa. Är det allt för ointressant finns risken att chefen eller rekryteraren inte ens läser hela brevet. Försök gärna sticka ut, men utan att verka oseriös. Lyft fram dina bästa egenskaper och förklara varför du är den de söker. Varför ska de anställa just dig? Berätta inte bara att du är rätt person för jobbet, det viktigaste är att berätta varför.

Nämn dina bästa egenskaper. Du behöver inte rada upp 20-30 blandade egenskaper, utan håll dig till ett fåtal och bara sådana som är relevanta för jobbet. Detsamma gäller egentligen allting. Att berätta lite kort om dina intressen och vad du gör på fritiden kan uppskattas, men fokusera då främst på sådant som passar för jobbet. Om du till exempel söker jobb som bilmekaniker kan du berätta att fritiden spenderas ”i garaget eller med familjen” och om du söker jobb som bibliotekarie kan du skriva att du helst läser, promenerar, och reser på semestern.

Du kan bygga upp ditt CV på olika sätt, men det ska alltid finnas olika stycken med olika innehåll – en del för tidigare jobb, en del för utbildningar, en del för övriga kunskaper, och så vidare. Se till att det är tydligt när en del slutar och nästa börjar genom att använda underrubriker.

Ett vanligt upplägg är att börja med kontaktuppgifter och i vissa fall även en del personuppgifter, och därefter en inledning eller en kortare presentation. Om du skriver en presentation bör den vara kort och fokusera på ambitioner och mål.

Därefter skriver man oftast tidigare jobb, följt av utbildningar och eventuellt ideella engagemang. Dessa ska delas upp i olika stycken, där datum – eller åtminstone årtal – för sysselsättningen ska finnas med. Om det behövs kan man även skriva kort om vad man hade för arbetsuppgifter eller vad utbildningen/kursen gick ut på. Förklara så kort som möjligt, gärna bara några få ord.

Om det är relevant för den typ av jobb man söker kan man även berätta om övriga kunskaper som språkfärdigheter och datakunskaper. Om man har körkort kan man även skriva med det. Referenser kan också nämnas, antingen med kontaktuppgifter samt vem det är (tidigare chef till exempel samt på vilket företag) eller så kan man också skriva ”referenser lämnas på begäran”.

Man kan säga att meritförteckning är en avskalad variant av CV:et. I en meritförteckning finns ungefär samma innehåll som i ett CV; kontaktuppgifter, tidigare anställningar, utbildningar och kurser, ideella engagemang och liknande, färdigheter, samt referenser. Allting ska skrivas kort och koncist utan förklaringar och förtydliganden. Dock ska årtal för varje sysselsättning finnas med, men utöver det enbart arbetsgivare/företag och yrke – till exempel ”2005-2006, Kassabiträde, ICA” eller liknande. Meritförteckningen är kortare än ett CV, kanske bara en halv sida, medan ett CV vanligtvis är en eller två sidor.

Ett CV är mer som en förteckning, en lista, över tidigare anställningar och utbildningar med mera. CV:et är mer lättöverskådligt och visar vart man har jobbat, när man jobbade där, och vad man jobbade med – samt när, var, och vad man har studerat och så vidare. Där kan du även berätta vilka språkkunskaper, datakunskaper, och körkort du har – på så sätt behöver du inte nämna det i det personliga brevet och kan fokusera på andra saker istället.